Przy organizacji konferencji najwięcej problemów zwykle nie wynika z samej sali. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy uczestnicy nie wiedzą, gdzie się zarejestrować, oprawa multimedialna nie jest gotowa na czas, przerwa kawowa się opóźnia, a transport na kolację wymaga pilnowania kilku autokarów. Im większe wydarzenie, tym bardziej liczy się to, czy wszystkie elementy są dobrze spięte. Dlatego wybór miejsca dobrze zacząć nie od zdjęć sali, ale od programu wydarzenia.
Sala to tylko jeden z elementów
Liczba metrów kwadratowych niewiele mówi, jeśli nie wiadomo, jak ma wyglądać dzień konferencyjny. Ustawienie teatralne sprawdzi się przy prezentacjach, ale już przy warsztatach może być potrzebny podział na kilka mniejszych grup. Do tego dochodzą kwestie techniczne: nagłośnienie, mikrofony, ekrany, możliwość podłączenia sprzętu organizatora czy sprawna obsługa prezentacji.
Przed wysłaniem zapytania ofertowego dobrze mieć gotowe podstawowe informacje:
- realną liczbę uczestników,
- planowany układ sali,
- liczbę równoległych sesji,
- wymagania dotyczące techniki,
- godziny rejestracji i przerw,
- liczbę noclegów,
- sposób organizacji kolacji lub części integracyjnej.
To znacznie ułatwia rozmowę z obiektem i pozwala szybciej wychwycić miejsca, które dobrze wyglądają w ofercie, ale nie pasują do konkretnego scenariusza wydarzenia.
Logistyka potrafi zepsuć dobry program
Przy konferencji trwającej dwa lub trzy dni problemem stają się wszystkie dodatkowe przejazdy. Osobno hotel, osobno sala, jeszcze inne miejsce na kolację. Każdy taki punkt oznacza transport, dodatkowy czas i ryzyko opóźnień.
Dlatego przy większych wydarzeniach wygodnym rozwiązaniem jest hotel na konferencje w Zakopanem, który łączy sale, noclegi i zaplecze gastronomiczne w jednym kompleksie. Bachleda Hotel Kasprowy dysponuje rozbudowanym centrum konferencyjnym, więc można tam zorganizować zarówno mniejsze spotkania, jak i wydarzenia dla większych grup.
Z perspektywy organizatora ważniejsze od samej liczby sal jest jednak to, że uczestnik po zakończeniu sesji nie musi zastanawiać się, gdzie jedzie dalej. Mniej transportu oznacza mniej koordynowania ludzi, mniej telefonów i mniej punktów, które mogą się rozsypać przy zmianie agendy.
Program zawsze się trochę przesuwa
Nawet najlepiej zaplanowana konferencja rzadko przebiega idealnie co do minuty. Prezentacja się przeciągnie, ktoś przyjedzie później, prelegent będzie potrzebował dodatkowych pięciu minut, a przerwa kawowa potrwa dłużej, niż zakłada harmonogram.
Właśnie dlatego przy planowaniu warto zostawić margines. Harmonogram bez żadnych buforów wygląda dobrze w arkuszu, ale w praktyce bywa trudny do utrzymania. Dotyczy to szczególnie wydarzeń z kilkoma blokami tematycznymi, zmianami sal albo częścią integracyjną.
Dobrze też wcześniej ustalić z obiektem, kto odpowiada za technikę na miejscu, do kogo zgłaszać szybkie zmiany i jak wygląda komunikacja w dniu wydarzenia.
Mniej znaczy więcej – jak zaplanować czas po prelekcjach?
Konferencja nie kończy się w chwili zejścia ostatniego prelegenta ze sceny. Jeśli uczestnicy zostają na noc, trzeba pomyśleć o kolacji, czasie wolnym i tym, czy kolejny punkt programu rzeczywiście jest potrzebny. Przy intensywnym dniu nie zawsze warto planować rozbudowaną integrację. Czasem lepiej zostawić przestrzeń na spokojną kolację i rozmowy w mniejszych grupach. Przy wydarzeniach biznesowych właśnie te mniej formalne momenty często są najbardziej wartościowe. Zakopane daje pod tym względem sporo możliwości, ale nie ma potrzeby wykorzystywać każdej z nich podczas jednego wyjazdu.
Prosty test, który wykryje luki w planie konferencji
Najprostszy test jest bardzo praktyczny. Warto prześledzić drogę uczestnika od momentu przyjazdu: parking, rejestracja, sala, przerwa kawowa, lunch, kolejna sesja, kolacja, nocleg i wyjazd następnego dnia. Jeśli na którymś etapie brakuje jasności co do transportu lub osoby odpowiedzialnej za dany krok, należy to ustalić jeszcze przed startem wydarzenia. Dobra lokalizacja konferencyjna nie usuwa wszystkich problemów organizacyjnych. Może jednak sprawić, że tych problemów będzie po prostu mniej.